10 obligaciones legales 2026 que matan a las pymes

La mayoría de las obligaciones legales de una empresa no dependen de su facturación ni de su sector, sino de cuántas personas tiene contratadas. Hay saltos concretos —10, 30, 50 trabajadores— en los que de golpe aparecen órganos de representación, planes y registros que antes no eran exigibles. Esta guía ordena esas obligaciones por umbral, con el artículo que las impone, para que localices de un vistazo cuáles te aplican hoy y cuáles te aplicarán si creces.

En resumen

• Desde la primera persona contratada: registro diario de jornada (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), registro retributivo (art. 28.2 ET), plan de prevención y vigilancia de la salud (Ley 31/1995), y las obligaciones de protección de datos del RGPD.
• De 6 a 10: puede haber un delegado de personal si los trabajadores lo deciden por mayoría (art. 62.1 ET). No es automático.
• Más de 10 y menos de 50: la representación por delegados de personal pasa a ser el régimen aplicable — uno hasta treinta trabajadores, tres de treinta y uno a cuarenta y nueve (art. 62.1 ET).
• 50 o más: es el gran salto. Comité de empresa (art. 63.1 ET), plan de igualdad (art. 45.2 de la LO 3/2007), sistema interno de información o canal de denuncias (art. 10.1.a) de la Ley 2/2023) y comité de seguridad y salud (art. 38.2 de la Ley 31/1995).
• Con independencia de la plantilla: si eres sociedad mercantil, el ciclo de las cuentas anuales —formular, aprobar en junta y depositar— con el cierre registral como sanción por no depositar.

1. Desde la primera contratación

Registro diario de jornada

El art. 34.9 ET obliga: «La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora», sin perjuicio de la flexibilidad horaria. Su organización y documentación se acuerda por negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con la representación legal. La empresa conservará los registros durante cuatro años y estarán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. Sin umbral de plantilla: aplica desde la primera persona. Lo desarrollamos en la guía del registro de jornada obligatorio.

Registro retributivo

El art. 28.2 ET impone llevar «un registro con los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de su plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor». Las personas trabajadoras tienen derecho a acceder a él a través de su representación legal. Tampoco tiene umbral. Lo que sí depende del tamaño es una obligación añadida: en empresas de al menos cincuenta trabajadores, cuando el promedio de retribuciones de un sexo supere al del otro en un 25 % o más, hay que incluir en el registro una justificación de que la diferencia responde a motivos no relacionados con el sexo (art. 28.3 ET).

Prevención de riesgos laborales

La Ley 31/1995 exige, desde la primera contratación, integrar la prevención mediante un plan de prevención de riesgos laborales, evaluar los riesgos y planificar la actividad preventiva (art. 16), y garantizar la vigilancia periódica del estado de salud de los trabajadores en función de los riesgos del puesto (art. 22).

Protección de datos

Desde que tratas datos de empleados o clientes te aplican las obligaciones del Reglamento (UE) 2016/679: el registro de actividades de tratamiento del art. 30 —con la salvedad de su apartado 5, que exime a las organizaciones de menos de 250 empleados salvo que el tratamiento pueda entrañar un riesgo para los derechos y libertades, no sea ocasional, o incluya categorías especiales de datos o datos relativos a condenas e infracciones penales, excepciones que en la práctica alcanzan a casi cualquier empresa con nóminas—; el contrato con encargados del tratamiento del art. 28; y la notificación de brechas de seguridad a la autoridad de control sin dilación indebida y, de ser posible, en un plazo máximo de 72 horas (art. 33). Puedes ver el detalle en la guía de obligaciones de RGPD para pymes.

2. De 6 a 10 personas: representación potestativa

El art. 62.1 ET permite que haya un delegado de personal en las empresas o centros que cuenten entre seis y diez trabajadores, «si así lo decidieran estos por mayoría». Es una posibilidad que depende de la voluntad de la plantilla, no una obligación de la empresa. Conviene conocerla porque muchas empresas de este tamaño creen erróneamente que están obligadas a promover elecciones.

3. Más de 10 y menos de 50: delegados de personal

El mismo art. 62.1 ET establece que la representación de los trabajadores en la empresa o centro de trabajo que tenga menos de cincuenta y más de diez trabajadores corresponde a los delegados de personal, elegidos por sufragio libre, personal, secreto y directo, en el número siguiente: hasta treinta trabajadores, uno; de treinta y uno a cuarenta y nueve, tres. Los delegados ejercen mancomunadamente la representación y tienen las mismas competencias que los comités de empresa.

En prevención, el art. 35.2 de la Ley 31/1995 encaja aquí de forma específica: en las empresas de hasta treinta trabajadores el delegado de prevención será el delegado de personal, y en las de treinta y uno a cuarenta y nueve habrá un delegado de prevención elegido por y entre los delegados de personal.

4. Cincuenta o más: el salto grande

Es el umbral que más obligaciones activa de golpe, y por eso conviene anticiparlo antes de cruzarlo:

• Comité de empresa: se constituye «en cada centro de trabajo cuyo censo sea de cincuenta o más trabajadores» (art. 63.1 ET). Si en la misma provincia o en municipios limítrofes hay dos o más centros que no llegan a cincuenta pero en conjunto los suman, se constituye un comité de empresa conjunto (art. 63.2).
• Plan de igualdad: en las empresas de cincuenta o más trabajadores las medidas de igualdad deberán dirigirse a la elaboración y aplicación de un plan de igualdad, objeto de negociación (art. 45.2 de la LO 3/2007). Ojo: también es obligatorio, sin llegar a ese umbral, cuando lo establezca el convenio colectivo aplicable (art. 45.3) o cuando la autoridad laboral lo acuerde en sustitución de sanciones accesorias en un procedimiento sancionador (art. 45.4). Lo ampliamos en la guía del plan de igualdad obligatorio.
• Sistema interno de información (canal de denuncias): están obligadas «las personas físicas o jurídicas del sector privado que tengan contratados cincuenta o más trabajadores» (art. 10.1.a) de la Ley 2/2023). Con independencia del número de trabajadores, lo están además las entidades que entran en el ámbito de los actos de la Unión en materia de servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo y de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente (art. 10.1.b), así como partidos, sindicatos, organizaciones empresariales y sus fundaciones cuando reciban o gestionen fondos públicos (art. 10.1.c). Detalle en la guía del canal de denuncias de la Ley 2/2023.
• Comité de seguridad y salud: «se constituirá un Comité de Seguridad y Salud en todas las empresas o centros de trabajo que cuenten con 50 o más trabajadores» (art. 38.2 de la Ley 31/1995). Es paritario, se reúne trimestralmente y lo forman los delegados de prevención y el empresario o sus representantes en igual número. A partir de cincuenta, los delegados de prevención pasan a designarse según la escala del art. 35.2: dos de 50 a 100 trabajadores, tres de 101 a 500, y así sucesivamente.

5. Con independencia de la plantilla: obligaciones societarias

Si tu pyme es una sociedad mercantil, hay un ciclo anual que no depende de cuánta gente tengas contratada. Los administradores deben formular las cuentas anuales en los tres meses siguientes al cierre del ejercicio (art. 253 de la Ley de Sociedades de Capital, Real Decreto Legislativo 1/2010); la junta general ordinaria debe reunirse dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio para aprobar la gestión social y las cuentas (art. 164.1 LSC); y el depósito de cuentas se presenta en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a la aprobación (art. 279 LSC).

La consecuencia de no depositar es la más subestimada de toda esta lista: el art. 282 LSC establece el cierre de la hoja registral mientras el incumplimiento persista, de modo que no se inscribe documento alguno referido a la sociedad —con excepciones tasadas como el cese de administradores o la revocación de poderes—, y el art. 283 prevé multas del ICAC. El procedimiento completo está en la guía de depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Checklist por umbral

Preguntas frecuentes

¿A partir de cuántos trabajadores es obligatorio el plan de igualdad?

De cincuenta o más (art. 45.2 de la LO 3/2007). Pero puede serlo antes: el art. 45.3 obliga a elaborarlo cuando así lo establezca el convenio colectivo aplicable, y el art. 45.4 cuando la autoridad laboral lo acuerde en sustitución de sanciones accesorias. Conviene revisar el convenio antes de dar por hecho que no aplica.

¿El registro de jornada es obligatorio en una empresa de dos personas?

Sí. El art. 34.9 ET no fija ningún umbral de plantilla: la empresa garantiza el registro diario con el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada persona trabajadora, y conserva los registros cuatro años a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.

¿Cuándo es obligatorio el canal de denuncias?

Con cincuenta o más trabajadores contratados (art. 10.1.a) de la Ley 2/2023). Es obligatorio con independencia del número de trabajadores para las entidades que operan en los ámbitos del art. 10.1.b) —servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo y de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente—, y para partidos, sindicatos, organizaciones empresariales y sus fundaciones que reciban o gestionen fondos públicos.

Tengo 8 empleados, ¿debo promover elecciones sindicales?

No es una obligación de la empresa. El art. 62.1 ET prevé que pueda haber un delegado de personal en centros de entre seis y diez trabajadores si estos lo deciden por mayoría. La representación por delegados de personal como régimen aplicable empieza a partir de más de diez.

¿Qué pasa si no deposito las cuentas anuales?

El art. 282 LSC cierra la hoja registral de la sociedad mientras el incumplimiento persista: no se inscribe ningún documento referido a ella, salvo excepciones tasadas como el cese de administradores, la revocación de poderes o la disolución. Además, el art. 283 prevé multas impuestas por el ICAC previa instrucción de expediente.

¿Una empresa de menos de 250 empleados está exenta del registro de actividades de tratamiento?

Solo en apariencia. El art. 30.5 RGPD establece esa exención, pero decae cuando el tratamiento puede entrañar un riesgo para los derechos y libertades de los interesados, cuando no es ocasional, o cuando incluye categorías especiales de datos o datos relativos a condenas e infracciones penales. La gestión ordinaria de nóminas y personal no es un tratamiento ocasional, de modo que la mayoría de las pymes sí deben llevarlo.

Fuentes oficiales

• Real Decreto Legislativo 2/2015, texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores — arts. 28 (igualdad retributiva y registro), 34.9 (registro de jornada), 62 (delegados de personal) y 63 (comités de empresa).
• Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales — arts. 16, 22, 35 y 38.
• Ley Orgánica 3/2007, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres — art. 45, planes de igualdad.
• Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas — art. 10, entidades obligadas del sector privado.
• Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) — arts. 28, 30, 33 y 83.
• Real Decreto Legislativo 1/2010, Ley de Sociedades de Capital — arts. 164, 253, 279, 282 y 283.
• Agencia Española de Protección de Datos y Inspección de Trabajo y Seguridad Social — criterios y guías de aplicación.

Contenido informativo elaborado por nuestro equipo de trabajo a partir de las fuentes oficiales citadas, verificadas en el BOE. No sustituye al asesoramiento profesional sobre un caso concreto: el convenio colectivo aplicable puede adelantar algunos de estos umbrales.