Todo lo legal para contratar y gestionar a tu equipo

En resumen

Contratar bien es una cuestión de orden y de plazos. Primero la empresa se inscribe en la Seguridad Social y obtiene su código de cuenta de cotización; después se da de alta a la persona antes de que empiece a trabajar; y solo entonces se comunica el contrato al servicio público de empleo. Esta guía recorre esa secuencia con la norma, el artículo y el plazo exacto de cada paso, más las modalidades vigentes, las obligaciones del primer día, las sanciones y el coste real.

Contratar en España exige tres actos en un orden concreto: inscribir a la empresa en la Seguridad Social y obtener un código de cuenta de cotización (CCC), dar de alta a la persona trabajadora antes de que empiece a prestar servicios y comunicar el contrato al servicio público de empleo en los diez días siguientes. Saltarse el orden no es un defecto formal: la falta de alta o el alta fuera de plazo se sancionan por la LISOS con multas por cada trabajador afectado.

• Antes del primer día: inscripción de la empresa y CCC (art. 138 LGSS) y alta con carácter previo al inicio de la actividad (art. 139 LGSS y arts. 27 y 32 del RD 84/1996).
• 10 días desde la concertación para comunicar el contenido del contrato al servicio público de empleo (art. 8.3 ET), por vía telemática (Contrat@). El desarrollo reglamentario computa esos días como hábiles.
• 10 días para entregar la copia básica del contrato a la representación legal de las personas trabajadoras (art. 8.4 ET).
• El contrato se presume indefinido (art. 15.1 ET); el temporal solo cabe por circunstancias de la producción o por sustitución, con causa expresada.
• La falta de alta es infracción grave del art. 22 LISOS, sancionable por cada trabajador afectado, y puede escalar a muy grave (art. 23 LISOS) si se conecta con la obtención indebida de bonificaciones o prestaciones.

1. El orden correcto de los trámites

Paso 1: inscripción de la empresa y código de cuenta de cotización

Quien vaya a contratar por primera vez debe solicitar su inscripción en el sistema de la Seguridad Social antes de iniciar la actividad (art. 138 LGSS, texto refundido aprobado por el Real Decreto Legislativo 8/2015). De esa inscripción nace el código de cuenta de cotización (CCC), el número que identifica a la empresa ante la Tesorería y al que se vincularán las altas. Se necesitará un CCC por provincia y, en su caso, por régimen o peculiaridad de cotización. El trámite se realiza en el Sistema RED —el canal telemático de la Seguridad Social para empresas y asesorías— o en su Sede Electrónica; sin CCC no es materialmente posible dar de alta a nadie.

Paso 2: alta previa de la persona trabajadora

Es el punto crítico. El art. 139 LGSS obliga al empresario a solicitar el alta de quienes ingresen a su servicio, y el Reglamento aprobado por el RD 84/1996 exige que la solicitud se formule con anterioridad a la iniciación de la prestación de servicios: así lo establece su art. 32.3.1, que regula la forma, el lugar y el plazo de las solicitudes de alta, baja y variaciones de datos. El art. 27 del mismo Reglamento se ocupa del trámite paralelo de la afiliación inicial —cuando la persona nunca ha estado en el sistema— y exige igualmente que se solicite antes del inicio de la prestación de servicios, en los mismos términos previstos para las altas iniciales. No existe margen de cortesía: llegar tarde un solo día ya es alta fuera de plazo. Las bajas y las variaciones de datos disponen de un plazo de tres días naturales desde el cese o el cambio.

Paso 3: comunicación del contrato al servicio público de empleo

El art. 8.3 ET (Real Decreto Legislativo 2/2015) obliga al empresario a comunicar a la oficina pública de empleo, en el plazo de los diez días siguientes a su concertación, el contenido de los contratos que celebre o sus prórrogas, deban o no formalizarse por escrito. El desarrollo reglamentario de esta obligación fija el cómputo en días hábiles y la vía telemática (aplicación Contrat@ del SEPE). Conviene retener un detalle: el plazo corre desde la concertación, no desde el inicio de la prestación. Cuidado con la numeración: el art. 16 ET ya no regula esta comunicación, sino el contrato fijo-discontinuo, desde la reforma de 2021.

Paso 4: copia básica a la representación legal

El art. 8.4 ET impone entregar a la representación legal de las personas trabajadoras una copia básica —una versión del contrato sin los datos que afectan a la intimidad— de todos los contratos que deban celebrarse por escrito, salvo los de alta dirección, en el plazo de diez días desde la formalización; después se remite al servicio público de empleo junto con la comunicación. La copia básica contiene todos los datos del contrato salvo el DNI, el domicilio, el estado civil y aquellos que puedan afectar a la intimidad personal.

2. Qué contrato puedo hacer tras la reforma de 2021

El RDL 32/2021 reescribió el mapa de modalidades. Estas son las vigentes (el detalle de cada una, en la guía de tipos de contrato laboral):

• Indefinido (regla general). El art. 15.1 ET establece que el contrato de trabajo se presume concertado por tiempo indefinido; la temporalidad es la excepción y debe justificarse.
• Temporal por circunstancias de la producción (art. 15.2 ET): incremento ocasional e imprevisible u oscilaciones de la demanda. Duración máxima seis meses, ampliable a un año por convenio sectorial. Para situaciones ocasionales previsibles y de duración reducida, noventa días al año no continuados, con obligación de informar a la representación legal en el último trimestre.
• Temporal por sustitución (art. 15.3 ET): sustitución de persona con derecho a reserva de puesto, cobertura de jornada reducida o de vacante durante un proceso de selección, en este último caso con máximo de tres meses. Permite iniciar la prestación hasta quince días antes de la ausencia, para el relevo.
• Fijo-discontinuo (art. 16 ET): contrato por tiempo indefinido para trabajos de naturaleza estacional o vinculados a actividades productivas de temporada, o de prestación intermitente, y también para contratas mercantiles o administrativas previsibles y repetidas. Debe formalizarse por escrito y el llamamiento ha de hacerse por escrito con antelación adecuada, conforme a los criterios del convenio o acuerdo.
• Formativos (art. 11 ET): contrato de formación en alternancia (entre tres meses y dos años) y contrato formativo para la obtención de práctica profesional (entre seis meses y un año), concertable en los tres años siguientes a la titulación —cinco si la persona tiene discapacidad—.

El art. 15.5 ET añade un límite antifraude: quien en un periodo de veinticuatro meses hubiera estado contratado más de dieciocho meses, con o sin solución de continuidad, para el mismo o distinto puesto con la misma empresa o grupo, mediante dos o más contratos por circunstancias de la producción, adquiere la condición de fijo. Encadenar contratos sin causa real es el camino directo a un contrato temporal irregular declarado indefinido por sentencia. Además, el art. 151 LGSS establece una cotización adicional a cargo de la empresa a la finalización de los contratos de duración determinada inferior a treinta días.

La modalidad no es lo único que hay que definir: el contrato debe fijar el grupo profesional y las funciones, porque de ahí cuelgan el salario de convenio y los límites de la movilidad funcional. Ver categoría laboral.

3. Periodo de prueba: límites del art. 14 ET

El periodo de prueba solo existe si se pacta por escrito en el contrato. Sus límites son los del convenio y, en su defecto, los del art. 14.1 ET: seis meses para técnicos titulados y dos meses para el resto (tres meses en empresas de menos de veinticinco trabajadores). En los contratos temporales del art. 15 ET concertados por tiempo no superior a seis meses, el periodo de prueba no puede exceder de un mes, salvo lo que disponga el convenio. Es nulo el pacto cuando la persona ya desempeñó las mismas funciones antes en la empresa, bajo cualquier modalidad de contratación. Durante la prueba cualquiera de las partes puede desistir sin preaviso ni causa (art. 14.2 ET), pero el desistimiento discriminatorio o lesivo de derechos fundamentales es nulo, como lo es el que se produce por embarazo o maternidad salvo causa ajena acreditada. Los matices, en la guía de periodo de prueba en el contrato.

4. Obligaciones desde el primer día

• Registro diario de jornada (art. 34.9 ET): debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora, conservarse cuatro años y permanecer a disposición de la plantilla, la representación legal y la Inspección de Trabajo. Cómo llevarlo, en la guía de registro de jornada laboral.
• Prevención de riesgos: información sobre los riesgos del puesto y medidas de protección (art. 18 Ley 31/1995) y formación teórica y práctica suficiente y adecuada en el momento de la contratación, cualquiera que sea su modalidad o duración, impartida siempre que sea posible dentro de la jornada o con descuento del tiempo invertido, y nunca a costa de la persona trabajadora (art. 19 Ley 31/1995).
• Vigilancia de la salud (art. 22 Ley 31/1995): la empresa debe garantizar y ofrecer el reconocimiento médico; es voluntario para la persona salvo los supuestos tasados (que sea imprescindible para evaluar los efectos de las condiciones de trabajo sobre la salud, riesgo para la propia persona o para terceros, o norma legal específica).
• Plan de igualdad (art. 45 LO 3/2007 y RD 901/2020): obligatorio en empresas de cincuenta o más personas trabajadoras, con registro obligatorio. El registro retributivo del art. 28.2 ET es exigible a toda empresa, con independencia de su tamaño.
• Información contractual por escrito (art. 8.5 ET): cuando la relación laboral supere las cuatro semanas, hay que informar por escrito de los elementos esenciales del contrato y las principales condiciones de ejecución que no consten ya en él.

5. Sanciones reales por incumplir

El régimen está en el Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS). Las infracciones se gradúan conforme al art. 39 LISOS y las cuantías de las multas se fijan en el art. 40 LISOS; en materia de altas, la sanción se impone por cada trabajador afectado.

A la sanción se suma, en los casos de falta de alta, la liquidación de cuotas con recargo por la Tesorería General de la Seguridad Social y, si se detecta en actuación inspectora, la posible responsabilidad empresarial en orden a las prestaciones (art. 167 LGSS).

6. El coste real de contratar

El salario bruto pactado no puede ser inferior al salario mínimo interprofesional vigente ni al mínimo de convenio aplicable por grupo profesional, que casi siempre es superior. Sobre el bruto se añade la cotización a cargo de la empresa: contingencias comunes al 23,60 %; desempleo al 5,50 % en contratos indefinidos y al 6,70 % en temporales a tiempo completo (los tipos del 7,05 % y 8,30 % que suelen citarse son los totales, empresa más persona trabajadora); FOGASA 0,20 %; formación profesional 0,60 % de un total del 0,70 %; la tarifa de primas por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales según el CNAE de la actividad; y el Mecanismo de Equidad Intergeneracional, del que en 2026 la empresa asume el 0,75 % de un total del 0,90 %. Estos porcentajes se fijan cada año en la Orden de cotización del ejercicio y deben contrastarse con ella antes de presupuestar.

En la práctica, el coste empresarial se sitúa en torno a un 30-33 % adicional sobre el salario bruto anual, además de las pagas extraordinarias, prorrateadas o no. Las bonificaciones y reducciones a la contratación se regulan hoy de forma unificada en el RDL 1/2023, que somete su disfrute a requisitos de estar al corriente de pago con la Seguridad Social y de mantenimiento del empleo durante el periodo exigido.

Ejemplo práctico

Un taller de reparación con cuatro personas en plantilla decide incorporar a un quinto mecánico. Nunca había contratado con ese CCC en la provincia, así que primero solicita el código de cuenta de cotización correspondiente. El lunes es el primer día de trabajo previsto: el viernes anterior tramita el alta por el Sistema RED, con fecha de efectos del lunes. El contrato es indefinido a jornada completa, con periodo de prueba de dos meses pactado por escrito, y se comunica por Contrat@ dentro de los diez días hábiles siguientes a la firma. Ese mismo lunes, antes de tocar una herramienta, el mecánico recibe la información de riesgos del puesto y la formación preventiva inicial, firma el recibí y queda registrada su jornada de entrada y salida. Si el taller hubiera dejado el alta para el martes «porque el lunes solo iba a ver cómo funciona el taller», tendría un alta fuera de plazo con sanción por trabajador y liquidación de cuotas con recargo: la ley no distingue entre observar y trabajar cuando la persona ya está a disposición de la empresa.

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Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los pasos para contratar a un empleado?

Por este orden: inscribir la empresa y obtener el CCC (art. 138 LGSS), elegir la modalidad contractual conforme a los arts. 11, 15 y 16 ET, dar de alta a la persona antes de que empiece a trabajar (arts. 27 y 32 RD 84/1996), formalizar el contrato por escrito cuando la ley lo exija, comunicarlo al servicio público de empleo en diez días (art. 8.3 ET), entregar la copia básica en diez días (art. 8.4 ET) y cumplir desde el primer día con la formación preventiva y el registro de jornada.

¿Cuál es el plazo para dar de alta a un trabajador?

El alta debe solicitarse antes del inicio de la prestación de servicios (RD 84/1996, arts. 27 y 32). No hay plazo posterior: cualquier alta tramitada una vez comenzada la actividad es alta fuera de plazo y constituye infracción del art. 22 LISOS.

¿Puedo hacer un contrato temporal sin causa concreta?

No. Tras el RDL 32/2021, el art. 15.1 ET presume el contrato indefinido y exige que el temporal especifique con precisión la causa habilitante, las circunstancias concretas que lo justifican y su conexión con la duración prevista. La causa genérica o inexistente convierte la relación en indefinida.

¿Hay que hacer contrato por escrito siempre?

No siempre, pero sí en la mayoría de los casos: el art. 8.2 ET exige forma escrita cuando lo imponga una disposición legal y, en todo caso, en los contratos formativos, a tiempo parcial, fijos-discontinuos, de relevo, en los de duración determinada superior a cuatro semanas y en los de trabajo a distancia, entre otros. Además, cualquiera de las partes puede exigir que el contrato se formalice por escrito incluso durante el transcurso de la relación laboral. Sin escrito, cuando este se exige, el contrato se presume celebrado por tiempo indefinido y a jornada completa.

¿El periodo de prueba permite despedir sin indemnización?

Durante el periodo de prueba válidamente pactado por escrito, cualquiera de las partes puede desistir libremente, sin preaviso —salvo pacto— ni indemnización (art. 14.2 ET). Ahora bien, el desistimiento no puede encubrir una causa discriminatoria ni vulnerar derechos fundamentales; en tal caso sería nulo, con readmisión e indemnización de daños.

Guías relacionadas

• Tipos de contrato laboral
• Periodo de prueba en el contrato
• Registro de jornada laboral
• Categoría laboral y grupo profesional
• Contrato temporal irregular

Fuentes oficiales

• BOE — RDLeg 2/2015, Estatuto de los Trabajadores (texto consolidado): arts. 8, 11, 14, 15 y 16
• BOE — ET, art. 8: forma del contrato, comunicación en 10 días y copia básica
• BOE — ET, art. 16: contrato fijo-discontinuo
• BOE — RDLeg 8/2015, LGSS: arts. 138, 139 y 151
• BOE — Ley General de la Seguridad Social (texto consolidado), incluido el art. 167
• BOE — Real Decreto 84/1996, Reglamento de inscripción, afiliación, altas y bajas: arts. 27 y 32
• BOE — RDLeg 5/2000, LISOS: arts. 7, 12, 14, 21, 22, 23, 39 y 40
• BOE — Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales: arts. 18, 19 y 22
• Real Decreto-ley 32/2021, de medidas urgentes para la reforma laboral (texto consolidado en boe.es).
• Real Decreto-ley 1/2023, de incentivos a la contratación laboral (texto consolidado en boe.es).
• Ley Orgánica 3/2007 y Real Decreto 901/2020, sobre planes de igualdad y su registro (textos consolidados en boe.es).
• Sede Electrónica de la Seguridad Social (seg-social.es): inscripción de empresas, CCC y Sistema RED
• SEPE (sepe.es): aplicación Contrat@ para la comunicación de la contratación

Información orientativa; no sustituye el asesoramiento de un abogado. Verifica tu caso concreto. Si tienes dudas sobre una contratación concreta, puedes consultar tu caso.